Ohjeet järjestäjälle

Lämpöinen kiitos sinulle ja osastollesi, että olette järjestämässä RAU:n vapaa-ajantapahtumaa. Jotta aiheesta tiedottaminen sujuisi mahdollisimman kitkattomasti ja oikea-aikaisesti, tälle sivulle on koottu ohjeet siihen liittyen.

Liiton urheiluvastaava: viestintäpäällikkö Marika Lankinen

Tapahtuman ajankohta

Kilpailuissa sovitaan seuraavan vuoden järjestävä osasto. Järjestävä osasto käynnistää järjestelyt mahdollisimman ajoissa (päättää ajankohdan, varaa hallin/kentän jne.). Liitto suosittelee tekemään varaukset seuraavalle vuodelle heti kuluvan vuoden turnauksen päätyttyä. Jos päivämäärää ei pysty täysin vahvistamaan, riittää hyvä arvio jakson tarkkuudella. Näin saadaan liiton tapahtumakalenteri koottua hyvissä ajoin tulevalle vuodelle. Näiden tietojen varmistuttua heti tieto liiton urheiluvastaavalle. 

Järjestävän osaston tehtävät

Ennen tapahtumaa

• Tapahtuman tietojen ilmoittaminen liitolle urheiluvastaavalle
• Huolehtia tapahtuman tiedottamisesta liiton mobiilipalveluun sekä lehteen. Ilmoituksessa tulee olla seuraavat tiedot:
  • Tapahtuman ajankohta ja aloitusaika
  • Tapahtumapaikan katuosoite
  • Ilmoittautumisaika, mihin mennessä
  • Mahdollinen osallistumismaksu (lasku tulostuu ilmoittautujalle sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä)
  • Tapahtuman järjestävä osasto
  • Yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa
• Ilmoittautumiset lähetetään suoraan tapahtuman yhteyshenkilölle. Ilmoittautumiseen on mahdollisuus käyttää simppeliä Webpropol-järjestelmää, johon saa tunnukset liiton urheiluvastaavalta.
• Kilpailuissa jaettavien palkintojen hankkiminen. Parhaan pelaajan palkintoja voi kysyä urheiluvastaavalta. 

Tapahtuman aikana

• Turnauksen kuvaaminen (suoritukset, palkintojen saajat), jos liiton viestintäihminen ei pääse paikalle.

Tapahtuman jälkeen

• Kuvat tapahtumista ja kilpailuista toimitetaan liittoon viestinnästä vastaavalle.  Jos kuvia ei ole paljon ne voi toimittaa sähköpostilla ja suuremmat määrät esim. we transfer -palvelulla (ilmainen palvelu, pystyy siirtämään 2 GB asti tiedostoja, valitse ensimmäisellä kerralla casual file senders ja luo tili).
• Lehtijutun kirjoittaminen (korvaukset maksetaan vasta kun juttu on kirjoitettu)
• Juttu toimitetaan liiton lehden päätoimittajalle.
• Jutun tarina saa olla vapaamuotoinen, mutta sen tulisi sisältää vähintään seuraavat asiat; mikä tapahtuma, missä ja milloin, järjestävä osasto ja järjestelyistä vastaavan henkilön nimi. Esimerkki: Tampereen osaston järjestämä liiton salibandyturnaus pelattiin 8.-9.2. Kisapaikkana oli Kaukajärven Spiral-halli. Järjestelyjen puuhamiehenä toimi kaksikko Matti Meikäläinen ja Sirpa Sähikäinen.

Liiton tuki kilpailu- ja harrastetoimintaan

• Golf 1500 €
• Salibandy 2250 €
• Jääkiekko/Kaukalopallo 1750 €
• Motoristitapaaminen 1250 €
• Jalkapallo 1250 €
• Lentopallo 1000 €
• Pilkkikisat 500 €

Tuen maksaminen järjestäjille

Mikäli tapahtuman kulut ylittävät liiton osoittaman tuen, ylittävät kulut on mahdollista kattaa esimerkiksi osallistumismaksuilla. Tapahtuman järjestävä osasto maksaa ensiksi itse kaikki tapahtuman kulut. Kuitti- ja laskukopiot lähetetääntuen maksamista varten skannattuna tai postitse talouspäällikölle. Tuki maksetaan vasta, kun turnaus on raportoitu yllä pyydetyllä tavalla.